A digitalização é um instrumento a serviço da eficiência. Imagine ter acesso a pilhas e pilhas de documentos na tela de seu computador. Livrar-se dos papeis e poder compartilhar a
informação de forma instantânea. Permite a conversão de documentos físicos em um formato digital a acessível a diversos usuários dinamizando ao extremo o acesso a informação.

A digitalização permite, dentre outras vantagens:

  • Um documento pode ser acessado por vários usuários de forma concomitante;
  • Existe um grande economia de espaço na desmaterialização dos documentos;
  • Maior controle no acesso à documentação;
  • Maior durabilidade da documentação;
  • Reduz o tempo nas atividades que requerem acesso a documentos;
  • Elimina a distância entre o documento e quem necessita da informação;
  • Preserva o arquivo físico diminuindo a necessidade de acesso ao mesmo.

A Data trabalha com Scanners da marca Fujitsu profissionais capazes de fazer centenas de imagens por minuto. Temos um amplo espaço especialmente criado para esse processo que pode ser feito com segurança em nossa sede. Caso seja da vontade do cliente pode-se montar um birô de digitalização incluindo o scanner, computador e equipe terceirizada em um pequeno espaço dentro do cliente.

Antes de serem digitalizados os documentos são higienizados com a retirada de grampos, clipes e outros elementos, preparados para a digitalizadoras e desmaterializados. Ao fim do processo os arquivos são conferidos para atestar-se a fidedignidade dos mesmos em relação ao original garantindo a qualidade dos serviços. Ao final o cliente pode optar pela utilização do software GED alfresco que pode ser implementado pela Data como parte do processo.

Trabalhamos com custo por imagem gerada ou com pacotes segundo a melhor relação de custo x benefício para o cliente.

O que é digitalização de documentos?

É a desmaterialização dos papeis físicos gerando um documento digital que possa ser acessado em um meio eletrônico como computador, tablet ou celular. Pode-se pensar em uma digitalização como uma cópia xerox, mas que ao invés de produzir um papel armazena-se em meio eletrônico.

Como devo fazer uma digitalização?

Pode parecer simples, mas existe todo um estudo para a realização de um processo de digitalização de documentos de maneira correta.

Antes de tudo deve-se entender que tipo de documento está sendo digitalizado para que após esse processo se possa recuperar o mesmo de maneira adequada. Não vale passar a bagunça do físico para o digital!

Uma Nota Fiscal tem indexadores (metadados) diferente de um dossiê de funcionários. No primeiro caso é importante saber nome do cliente, número da nota, etc. no segundo caso o nome do funcionário, da empresa, data da demissão, etc. Sem isso os documentos ficam sem critério de organização e recuperação e o processo pode ter pouca serventia para a empresa.

Também é fundamental definir os requisitos para os arquivos que serão gerados e o que é isso? O formato do arquivo, tamanho, e outros detalhes importantes.

Após o entendimento do contexto deve-se preparar o ambiente com scanner adequado ao número de digitalizações, computador e softwares fundamentais para a execução do trabalho.

Os documentos devem ser higienizados e preparados para a passagem pelo scanner. Após a passagem deve-se conferir se os originais e digitalizados contém exatamente o mesmo número de páginas, se a digitalização está visível e se é necessário refazer algum ponto.

Após a digitalização é altamente recomendável que se trabalhar com um software da categoria GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). O alfresco é uma excelente opção já que possui uma versão gratuita e sem limitações.

Quanto custa uma digitalização?

O valor de uma digitalização pode variar muito já que diversos critérios influenciam no preço. O número de cópias, formato do arquivo, se será pesquisável ou não. As digitalizações por padrão são cobradas por número de imagens geradas.

Pode-se dizer que a média de custo é de R$ 0,15 por imagem, mas isso pode variar de acordo com uma série de critérios.

Existem outros formatos como empreitada. Muitas vezes a digitalização é contratada em um pacote que inclui o GED e a Guarda terceirizada, dessa forma fica muito mais barata trazendo ainda a vantagem de uma solução completa e segura.

Nota

Caso não se sinta a vontade para realizar esse serviço solicite uma visita dos nossos consultores!