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Data Express um conceito novo na gestão de documentos.

Nos últimos tempos temos visto a migração maciça de documentos para o meio digital. Alguns já nascem digitais, entretanto, outros são do meio físico! Segundo a BBC Brasil o consumo de papel no mundo não apresenta redução pelo uso da tecnologia, mas porque isso acontece?

Porque ainda não existe um sistema que permita um uso tão simples e objetivo das informações como o papel. As pessoas entendem que a tecnologia pode cumprir esse papel, mas uma mudança na rotina, aprender a usar novas máquinas como digitalizadoras e muitos sistemas complexos faz com que as pessoas ainda prefiram o papel.

Em mais de uma década no mercado a Data buscou entender quais os principais desafios das empresas na gestão de documentos:

  • Ocupação de grandes espaços: é fato que papel gera um peso imenso e ocupa espaço na mesma proporção.
  • Perda ou demora para encontrar documentos importantes: documentos são perdidos ou são armazenados de forma equivocada o que leva a demora na resolução de problemas urgentes.
  • Complicações na logística com documentos: muitas vezes o envio de documentação ou mesmo sua posterior recuperação junto ao arquivo demanda longas caminhas e grandes esperas o que desanima as pessoas de buscar o documento em tempo hábil.
  • Grande investimento para automatizar os processos: o gerenciamento eletrônico de documentos que poderia resolver o problema muitas vezes custa caro e torna-se inviável, pelo menos para parte das empresas;
  • Soluções antigas para problemas novos: as soluções apresentadas para os problemas com documentação são antigas e nem sempre atendem à demanda. Um caso bem interessante disso é guarda terceirizada onde o custo de armazenamento só cresce a cada mês sem apresentar uma solução para o problema.

Diante desse cenário a Data lançou um conceito chamado Data Express, uma rotina clara e simples para resolver de vez o problema dos documentos:

  1. Documentos são gerados pela empresa;
  2. Periodicamente (de acordo com a quantidade) um colaborador da Data Gestão recolhe os documentos no cliente;
  3. Os documentos são encaminhados para a sede da Data Gestão;
  4. Documentos são digitalizados;
  5. Documentos são enviados para nosso sistema GED, acessível pela área restrita do nosso site;
  6. Documentos são organizados de forma simples e objetiva;
  7. Documentos são certificados com padrão ICP-brasil garantindo sua autenticidade;
  8.  Documentos são devolvidos para o cliente e podem ser descartados (MP da liberdade econômica);

O ambiente onde os documentos são disponibilizados é acessado mediante login e senha garantindo que cada pessoa veja a acesse somente o que é pertinente. Essa medida permite, em muitos casos, que o arquivo intermediário (morto ou central) passe a ser totalmente digital. O mais interessante em tudo isso é que o sistema de cobrança é extremamente simples. O cliente paga pelo número de busca / entregas, um valor fixo por caixa e uma mensalidade para o GED então saber exatamente quanto custa sem surpresas.

Além disso, com a possiblidade legal de descarte dos documentos o custo existe uma vez só ao contrário da guarda tradicional onde o cliente paga um aluguel pelo resto da vida com aumento de valor a cada nova remessa de documentos.

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QUEM SOMOS

Desde 2009, a equipe DATA presta serviços relacionados a Gestão da Informação, dentre os quais se destacam a guarda e organização de arquivos físicos e digitais (GED/ECM), consultoria e digitalização de documentos. Tudo feito sempre buscando a excelência em cada processo e, principalmente, a satisfação e sucesso de nossos clientes.

NOSSOS SERVIÇOS

A Data tem a preocupação de ter soluções que atendam a todos os clientes, sem excluir grandes ou pequenos. Nossa solução é moldada para você.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

A digitalização é uma tendência. A Cada dia mais documentos nascem e migram para o meio digital, entretanto migrar documentos do papel para o digital pode ser mais complexo do que parece.

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS FÍSICOS E DIGITAIS

Temos a solução para isso! Com metodologia exclusiva e a melhor proposta do mercado a Data Gestão pode criar uma metodologia e organizar todo o passivo documental de sua empresa de forma a trazer o retorno sobre o investimento em alguns meses tanto na economia de espaço quando na diminuição substancial do tempo perdido em buscas de documentos.

GUARDA TERCEIRIZADA

A guarda terceirizada representa uma grande tendência de mercado. Isso ocorre pelo fato de representar até 80% de economia para a empresa contratante. Considerando o valor do metro quadrado dentro de um grande centro urbano fica realmente complicado desperdiçar espaço com caixas de arquivo.

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED/ECM)

É bastante comum nas empresa que os arquivos digitais, multiplicados em cada computador ou em um servidor sem controle criem problemas difíceis de resolver. Nesse sentido, criou-se um tipo especial de software chamado GED que evoluiu para um conceito mais amplo ECM.

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