A algum tempo o CNJ – Conselho Nacional de justiça vem recomendando a os cartórios a digitalização de seus documentos em especial de seus livros. Um exemplo disso é a resolução 09 do CNJ:
“Art. 01 Recomendar aos titulares e aos responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial de notas e de registro que mantenham cópias de segurança em microfilme, ou arquivo em mídia digital formado por imagens extraídas por meio de “scanner”, ou fotografia, ou arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido em consonância com as normas do ICP-Brasil, ou qualquer outro método hábil, que, em sua fase inicial, deverá abranger os livros obrigatórios previstos em lei para as suas respectivas especialidades…”
A digitalização do livros de um cartório é realmente muito importante. Imagine a responsabilidade de um titular de cartório em perder todas as informações por um incêndio, furto ou outra atividade que gere perda de documentos. Existe uma maneira de mensurar tal estrago? Livros de cartório trazem a vida das pessoas, suas propriedades e as qualifica oficialmente perante a sociedade. A responsabilidade civil sobre tais documentos não pode ser mensurada!
O risco de perder um livro é muito maior do que o custo de uma digitalização. Ninguém deve correr esse risco, especialmente havendo uma solução simples e eficiente para tal problema, a digitalização dos livros!
O primeiro passo para realizar a digitalização dos livros é contratar uma empresa de digitalização de documentos que possua a solução completa:
- Máquinas especializadas para a digitalização de livros;
- Equipe treinada;
- Software GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
- Processo de Assinatura Digital com padrão ICP-Brasil;
Isso reduz o risco de perda da informação a praticamente zero e traz inúmeros benefícios. O ROI – retorno sobre o investimento é garantido. Imagem que depois da digitalização nenhum funcionário precisa se deslocar até o arquivo, muitas vezes localizado fora do prédio, para buscar um livro. Isso diminui os custos com pessoal e agiliza as buscas.
A Data Gestão tem cases de sucesso dentre o qual se destaca a digitalização completa do acervo do segundo cartório de Governador Valadares com mais de 1000 livros e 200.000 cartões de assinatura que também foram indexados pelo nome e CPF. O trabalho garantiu a segurança do acervo e a agilidade no atendimento tornando o cartório mais eficiente diante da concorrência.
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