No dia 30/04/2019 o presidente Jair Bolsonaro assinou a MP número 881 ou a MP da Liberdade Econômica. Entre diversas novidades ela traz algo que impacta diretamente os arquivos:

Art.30 , Inciso X –  “arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.”

Segundo apresentação feita pelo próprio governo:

Como Era Como Será
Cidadão era forçado a preservar em papel comprovantes por décadas a fim de estar seguro juridicamente, acarretando altos custos de manutenção e armazenagem, além de ter uma má eficiência ambiental O particular poderá, após a regulamentação, digitalizar documentos e descartar o original, sendo mais seguro, econômico e sustentável; além de facilitar a transmissão e fiscalização das atividades

 

Exemplo: Todos os comprovantes tributários que deveriam ser guardados por 20 anos poderão ser descartados, após digitalização.

Isso significa que o Brasil deu um grande passo para diminuir significativamente o volume e papel. E o que você precisa para isso?

  • Um processo de arquivo estruturado;
  • Digitalização certificada de documentos;
  • Um software GED;
  • Processo seguro de descarte dos documentos físicos;

Já pensou em quanto custa cada caixa de documentos físicos guardados em seu espaço ou em guarda terceirizada? E o tempo buscando documentos físicos? O risco de perdas? Incêndios?

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