No dia 30/04/2019 o presidente Jair Bolsonaro assinou a MP número 881 ou a MP da Liberdade Econômica. Entre diversas novidades ela traz algo que impacta diretamente os arquivos:
Art.30 , Inciso X – “arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.”
Segundo apresentação feita pelo próprio governo:
| Como Era | Como Será |
| Cidadão era forçado a preservar em papel comprovantes por décadas a fim de estar seguro juridicamente, acarretando altos custos de manutenção e armazenagem, além de ter uma má eficiência ambiental | O particular poderá, após a regulamentação, digitalizar documentos e descartar o original, sendo mais seguro, econômico e sustentável; além de facilitar a transmissão e fiscalização das atividades |
Exemplo: Todos os comprovantes tributários que deveriam ser guardados por 20 anos poderão ser descartados, após digitalização.
Isso significa que o Brasil deu um grande passo para diminuir significativamente o volume e papel. E o que você precisa para isso?
- Um processo de arquivo estruturado;
- Digitalização certificada de documentos;
- Um software GED;
- Processo seguro de descarte dos documentos físicos;
Já pensou em quanto custa cada caixa de documentos físicos guardados em seu espaço ou em guarda terceirizada? E o tempo buscando documentos físicos? O risco de perdas? Incêndios?
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