Como funciona a digitalização de documentos?

A digitalização é a transformação de documentos físicos em um conjuntos de bites e bytes que possam ser interpretados pelo ser humano.

É realizada nas seguintes etapas:
⦁ Preparação dos documentos: retirada de clipes, grampos, gominhas, etc;
⦁ Passagem dos documentos na digitalizadora;
⦁ Documentos são salvos em pasta local;
⦁ Documentos são indexados;
⦁ Documentos são migrados para Software GED;
⦁ Documentos são assinados digitalmente por padrão ICP-Brasil;

Como esse processo é feito? Existem três formatos possíveis:
⦁ A Data Gestão monta um birô de digitalização dentro do cliente ou transporta os documentos para nossa sede onde os mesmos são digitalizados. Nesse formato o cliente para um valor por imagem ou um valor fixo (o que for mais interessante). Toda a estrutura de colaboradores, transporte, maquinas e software é de responsabilidade da Data Gestão.
⦁ O cliente realiza a digitalização dos documentos com todos colaboradores, máquinas e pessoal próprio e a Data Gestão entra com treinamento, suporte e software GED para assinatura digital.
⦁ A Data Gestão monta toda a estrutura dentro do cliente que entra com a mão de obra.

E depois de digitalizados?

Os documento podem ser consultados em um espaço controlado por um software GED. E podem ser pesquisados com muita facilidade:

Após encontrar o nome basta clicar no documento e o mesmo é aberto:

Isso possibilita que o acervo seja acessado por qualquer usuários de qualquer lugar com poucos cliques.

Um vez dentro do software o Documento é assinado com uma assinatura digital (padrão ICP-Brasil) o que o torna certificado.

Mas, como funciona o descarte de documentos?

Para isso precisamos entender o contexto jurídico e a história dos documentos no Brasil.

Existem alguns marcos a serem considerados:

⦁ Em 1968 o Brasil equiparou os documentos microfilmados a os documentos originais – Lei nº 5.433 de 08 de Maio de 1968 a partir dessa lei todos os documentos microfilmados poderia ser descartados.
⦁ MP 2.200 de 2001 – distingue a assinatura digital das demais chancelas eletrônicas, permitindo o uso do certificado digital como garantia da autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.
⦁ Lei 12.682 / 12 – Autoriza a digitalização dos documentos públicos e privados recomendando sua certificação em padrão ICP-Brasil (lei de 2002);
⦁ Lei 13.874 / 2019: Lei da liberdade econômica – equipara os documentos digitalizados aos microfilmados e autoriza a destruição dos originais desde que os mesmos sejam certificados em padrão ICP-Brasil;
“§ 1º  Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.”
“§ 2º  O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.”
“Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior”
“§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).”

É interessante determinar que o descarte de documentos não é a simples destruição dos mesmos, mas sim a obediência a um processo técnico que gera um relatório, feito por profissional qualificado e aprovação da empresa contratante.
Nesse processo certificasse que o documento em meio digital é exatamente igual ao documento físico e que de fato possui a assinatura digital que garante sua autenticidade conforme legislação vigente.

Além disso os documentos so são descartados no ano seguinte de usa digitalização resguardando assim qualquer eventualidade.

Conclusões:
Conforme previsto na legislação os documentos podem ser descartados após sua digitalização.
Deve-se considerar ainda que pelo menos metade dos documentos impressos ou guardados não precisavam ser arquivados. Ou seja, metade das caixas de um arquivo sequer precisavam ser criadas.
Considerando que uma caixa arquivo custa pelo menos R$ 83,00 para ser criada e mais R$ 12,00 (por ano) para ser mantida cada vez que uma caixa é recolhida ao arquivo estamos falando em no mínimo R$ 155,00 para documentos que serão guardados por seis anos (tempo mínimo de guarda para um documento).

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