Então você deseja digitalizar seus documentos e não sabe qual o melhor formato? Saiba que essa é uma dúvida muito comum e existem muitos erros no momento de definir essa importante etapa do processo de digitalização de documentos.

Antes de mais nada é importante ressaltar que falamos aqui de documentos. Se você vai digitalizar fotos, por exemplo, existem muitas outras observações a serem feitas, mas quando tratamos de documentos existe um padrão mundial que é fácil e intuitivo.

O PDF! A sigla inglesa significa Portable document format (formato de documento portátil). Ao contrário do que muitos pensam é um formato proprietário criado pela empresa Adobe Systems. Apesar de “ter um dono” o PDF tornou-se mundial e foi definido por norma ISO como um padrão em várias situações.

O PDF tem o grande benefício de separar dados de metadados, mas o que isso significa? Que eu posso abrir um arquivo gerado no primeiro da história dentro do mais recente programa sem ter o documento todo desconfigurado (alguém lembrou do Word?). Além disso uma norma ISO criou o padrão PDF/A para preservação de documentos a longo prazo.

Deve-se lembrar ainda que existem milhares de programas para trabalhar-se com PDF e a própria adobe tem programas gratuitos para visualização. A maioria dos editores de texto e programas em geral permitem salvar em PDF, ou seja, sua digitalização estará acessível a qualquer pessoa no mundo todo.

Claro que outros fatores devem ser considerados no processo de digitalização: máquinas adequadas, software para digitalização, escalabilidade, normas legais (para cada tipo de documento) dentre inúmeros processos.

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