DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS É UMA TENDÊNCIA E UMA NECESSIDADE MODERNA

O processo de digitalização consiste na desmaterialização de documentos físicos transformando-os em bytes que podem ser lidos e principalmente acessados por um computador.

Para tanto é necessário um aparelho scanner que consegue captaram esses documentos quando os mesmos passam por sua íris em um processo análogo a uma máquina de xerox que ao invés de criar uma cópia física cria uma digital.

Por mais simples que possa parecer o processo de digitalização tem peculiaridades que devem ser observadas para que a bagunça do meio físico não se transfira para o digital. É bastante comum que após um longo processo de digitalização não se consiga recuperar boa parte dos documentos de forma satisfatória.

Um bom processo de digitalização envolve algumas fases que devem ser detalhadas conforme a natureza ou para ser mais preciso o assunto de cada documento. Deve-se observar:

  • 1. A preparação dos documentos para que passem no Scanner;
  • 2. A digitalização;
  • 3. O tratamento das imagens;
  • 4. A indexação;
  • 5. O armazenamento digital;
  • 6. Um programa de preservação desses documentos;

Outro fator que é determinando é o tipo de aparelho scanner. Comprar algo no mercado e colocar um estagiário para fazer quase sempre não é uma boa ideia. Sem um scanner adequado o rendimento é muito pequeno de logo ser percebe que não é tão fácil encontrar documentos acumulados sem critério. O trabalho demora muito mais que o demorado e não se consegue implementar uma cultura adequada a nova realidade dentro do ambiente organizacional.

Para um trabalho de digitalização adequado não se pode fugir do assunto GED:

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