Os seus arquivos são de extrema importância e você não quer correr o risco de perde-los, não é mesmo? Aqui estão os 5 motivos para investir em Gerenciamento eletrônico de Documentos (GED).
Com o advento da tecnologia poucas são as empresas que ainda realizam pesquisas em documentos de papel. A tecnologia proporcionou formas de armazenar e gerenciar os acervos com praticidade diminuindo o tempo gasto em pesquisas e checagem de informações e oferecendo segurança para evitar a perda de arquivos importantes.
O Gerenciamento eletrônico de documentos, também conhecido como GED é o nome que recebeu essa solução de armazenagem e preservação de documentos em formato digital que permite ao usuário realizar o total controle de dados, sendo uma solução muito eficaz para empresas que trabalham com grande volume de arquivos. A implantação deste serviço é uma forma da empresa reduzir os custos e investir na qualidade dos seus serviços, simplificando as tarefas burocráticas e repetitivas.
Neste artigo vamos abordar as principais vantagens em realizar investimentos em gerenciamento eletrônico de documentos para que você possa entender a importância deste serviço para a sua empresa.
1 – Conservação de documentos
Infelizmente ao mantermos os documentos em papel estamos sujeitos a várias adversidades que possam ocorrer a eles. Manter em conservação os documentos originais não é uma tarefa fácil e as ações do tempo são inevitáveis, ou seja, em algum momento essa documentação irá passar por desgastes. Através do armazenamento digital você terá a garantia de que estes documentos não irá sofrer os danos do tempo e ainda conseguirá armazená-los em alta quantidade de arquivos, sendo acessível em boa qualidade para leitura mesmo depois de muitos anos.
2 – Sistema de busca avançado
Se você já está cansado de perder horas buscando um documento, o gerenciamento eletrônico é um serviço essencial para você. Através do GED você tem acesso a softwares adequados para realizar a busca avançadas destes documentos de forma rápida e com critérios determinados por você, o que garantirá busca otimizada.
3 – Obtenha um banco de dados organizado
Para que você não perca mais tempo consultando documento por documento, ou tentando organizá-los você precisa investir em GED. O GED te oferece um bando de dados organizado para facilitar a gestão dos seus documentos diminuindo o tempo de procura por informações que podem estar ao seu alcance com poucos cliques.
4 – Redução de documentos impressos
Com o GED você reduz a quantidade de documentos impressos e obtém maior organização no momento do trabalho, com uma mesa livre de papéis e sem colocar em risco informações importantes.
5 – Backup das informações
Toda empresa sabe o quanto é importante armazenar com cuidado os documentos, mas quando estes estão em papel é mais fácil que sejam extraviados ou até mesmo alterados, colocando em risco as informações da sua empresa e afetando a credibilidade. Com o GED você tem backup de todas as informações importantes sem risco de passar por perda de documentos e ainda mantém a originalidade dos dados.
Essas são apenas algumas da muitas vantagens que o GED pode te oferecer. Se você se interessou por este serviço, entre em contato conosco agora mesmo, nós oferecemos as melhores soluções em gerenciamento eletrônico de documentos.