Quando os documentos se acumulam na empresa e ficamos sem espaço para guarda-los logo surge a ideia de contratar a guarda terceirizada de documento. Mas, antes de mais nada:

 

O que significa Guarda Terceirizada de Documentos?

Antes de mais nada vamos reparar no termo: guarda terceirizada de documentos. Aqui trata-se exclusivamente de documentos então é um trabalho totalmente diferenciado de um box que você aluga, por exemplo.

A guarda terceirizada de documentos é quando você aluga um espaço para colocar aqueles documentos que ocupam espaço demais dentro da sua empresa. A diferença para outros espaços é que uma empresa especializada vai lhe oferecer uma segurança maior além da possibilidade de acesso praticamente imediato aos documentos sempre que precisar.

 

O que a Guarda Terceirizada de Documentos tem a mais do que outros espaços?

Serviços como digitalização, entregas, buscas e descarte de documentos podem ser agregados criando assim soluções mais completas e eficientes. 

 

Mas, isso é realmente seguro?

Muitos se perguntam sobre a segurança dos documentos, riscos de incêndios, inundações e perdas. Bem, dizer que isso não existe seria hipocrisia, mas pode-se afirmar que o risco de um incêndio em uma empresa dessas é bem menor do que no meu próprio local afinal elas tem monitoramento 24 horas e sistemas que previnem e combatem esse tipo de sinistro.

A Data Gestão tem dois sistemas de monitoramento um próprio e outro feito pela maior empresa de segurança da América Latina. Já fizemos e fazemos periodicamente, testes da segurança visando diminuir ao máximo qualquer risco.

 

Mas, então eu devo ou não contratar?

Primeiramente deve-se pensar: eu estou precisando de espaço? Quais as opções que eu tenho? Em seguida deve-se comparar essas opções especialmente pelo custo x benefício de cada uma. Uma boa dica é tentar agregar valor ao serviço da Terceirizada incluindo uma cota de digitalização mensal como parte da negociação, por exemplo.

Pode-se afirmar a guarda terceirizada sempre gera economia para a empresa. Se considerar-se um custo médio de R$ 30,00 / mês somente de aluguel e somar-se isso a IPTU, luz, água, condomínio, custo de preparação do espaço e mais horas de funcionários para buscar documentos chega-se facilmente a R$ 70,00 até R$ 80,00 por metro quadrado. E aqui nem estamos considerando o custo para preparar o espaço como estantes, extintores, alarmes e outros custos diretos e indiretos que entram na conta.

Além disso como o espaço da empresa não é preparado para armazenar caixas ocupa-se muito mais lugar do que o realmente necessário. Na guarda terceirizada, em síntese apertada, você paga uma mensalidade por caixa arquivada que custa bem menos do que o espaço utilizado no armazenamento.

Estudos recentes feitos para clientes de guarda da Data Gestão comprovaram economia de 80% no valor final de gastos. O que ocorre é que muitas vezes as empresas não param para fazer as contas e não consideram que o espaço ocupado por caixas não pode ser usado para atividades mais nobres e lucrativas.

Já pensou que aquela sala ocupada por caixas pode servir para incluir novos funcionários, novos setores, realizar atividades que gerem muito mais valor agregado para a empresa?

Diante das informações você já pode avaliar se a Guarda terceirizada é ou não pertinente para o seu caso, mas se quiser mais detalhes ou uma opinião e avaliação de um especialista pode contar com a Data Gestão. Fazemos orçamento e avaliação sem compromisso e recomendamos o melhor caminho para sua empresa.

 

 

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