O quanto você se preocupa com o seu bem mais precioso, a informação?
A alguns anos dizíamos que o mundo caminhava para o digital. Hoje isso é passado, já estamos em um mundo totalmente digital. Embora a quantidade de papel não diminua no mundo a quantidade de documentos físicos diminui muito ano após ano.
O papel vai acabar? Não sei, isso seria futurologia. Sinceramente quando a televisão surgiu todos acreditavam que o rádio acabaria, mas isso não ocorreu. Com o tempo as duas invenções encontraram uma linha de equilíbrio e coexistem.
Nossa grande questão é: como lidar com essa nova realidade? Se por um lado o mundo digital trás inúmeras facilidades também têm desafios gigantes.
Existem muitas ferramentas para disponibilizar documentos. A nuvem é uma tendência até o momento, entretanto a melhor ferramenta do mundo não vale nada sem organização. Especialmente quando se fala de documento arquivístico.
No mundo ideal pode-se contratar um arquivista, mas nem sempre, em verdade na maioria dos casos, o mercado não pode ou não quer fazer isso. É bastante comum ver um amontoado de documentos com pouco ou nenhum critério para acesso e sem nenhum tipo de controle ou rastreabilidade.
Você pode e deve contratar um software GED. E por que?
- Seus documentos estarão todos em um único lugar;
- Você terá backup automático dos seus documentos;
- Sua informação estará disponível 24/7 sem que você tenha que se preocupar com isso;
- Você saberá quem mexeu em cada documento com precisão britânica;
- Você controla qual o nível de acesso cada pessoa vai ter em casa pasta do sistema;
- Seus processos podem ser automatizados;
- Você vai eliminar documentos físicos tanto por processos de digitalização quanto pela não emissão de novos documentos (processos automatizados);
E tem uma última informação que vai te surpreender. Esse processo é muito barato!
Poderia enumerar uma lista quase infinita de processos, mas esse texto ficaria muito longo. A ideia aqui é exatamente trazer as primeiras ideias e te fazer pensar sobre esse assunto.
O quanto você se preocupa com o bem vital da sua empresa? Sua informação.