Nos últimos tempos temos visto a migração maciça de documentos para o meio digital. Alguns já nascem digitais, entretanto, outros são do meio físico! Segundo a BBC Brasil o consumo de papel no mundo não apresenta redução pelo uso da tecnologia, mas porque isso acontece?
Porque ainda não existe um sistema que permita um uso tão simples e objetivo das informações como o papel. As pessoas entendem que a tecnologia pode cumprir esse papel, mas uma mudança na rotina, aprender a usar novas máquinas como digitalizadoras e muitos sistemas complexos faz com que as pessoas ainda prefiram o papel.
Em mais de uma década no mercado a Data buscou entender quais os principais desafios das empresas na gestão de documentos:
- Ocupação de grandes espaços: é fato que papel gera um peso imenso e ocupa espaço na mesma proporção.
- Perda ou demora para encontrar documentos importantes: documentos são perdidos ou são armazenados de forma equivocada o que leva a demora na resolução de problemas urgentes.
- Complicações na logística com documentos: muitas vezes o envio de documentação ou mesmo sua posterior recuperação junto ao arquivo demanda longas caminhas e grandes esperas o que desanima as pessoas de buscar o documento em tempo hábil.
- Grande investimento para automatizar os processos: o gerenciamento eletrônico de documentos que poderia resolver o problema muitas vezes custa caro e torna-se inviável, pelo menos para parte das empresas;
- Soluções antigas para problemas novos: as soluções apresentadas para os problemas com documentação são antigas e nem sempre atendem à demanda. Um caso bem interessante disso é guarda terceirizada onde o custo de armazenamento só cresce a cada mês sem apresentar uma solução para o problema.
Diante desse cenário a Data lançou um conceito chamado Data Express, uma rotina clara e simples para resolver de vez o problema dos documentos:
1. Documentos são gerados pela empresa;
2. Periodicamente (de acordo com a quantidade) um colaborador da Data Gestão recolhe os documentos no cliente;
3. Os documentos são encaminhados para a sede da Data Gestão;
4. Documentos são digitalizados;
5. Documentos são enviados para nosso sistema GED, acessível pela área restrita do nosso site;
6. Documentos são organizados de forma simples e objetiva;
7. Documentos são certificados com padrão ICP-brasil garantindo sua autenticidade;
8. Documentos são devolvidos para o cliente e podem ser descartados (MP da liberdade econômica);
O ambiente onde os documentos são disponibilizados é acessado mediante login e senha garantindo que cada pessoa veja a acesse somente o que é pertinente. Essa medida permite, em muitos casos, que o arquivo intermediário (morto ou central) passe a ser totalmente digital.
O mais interessante em tudo isso é que o sistema de cobrança é extremamente simples. O cliente paga pelo número de busca / entregas, um valor fixo por caixa e uma mensalidade para o GED então saber exatamente quanto custa sem surpresas.
Além disso, com a possibilidade legal de descarte dos documentos o custo existe uma vez só ao contrário da guarda tradicional onde o cliente paga um aluguel pelo resto da vida com aumento de valor a cada nova remessa de documentos.
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